Si sente spesso parlare di firma digitale e firma elettronica ma non sempre è facile reperire informazioni chiare su questa tipologia di argomenti. Queste soluzioni digitali costituiscono un’importante opportunità di risparmio sia in termini economici che temporali, per le aziende e non solo.
Grazie a questa guida puoi scoprire di più su cosa si intende con firma digitale e come potrebbe agevolare il tuo lavoro!
Cos’è la firma digitale
La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica che utilizza tecniche crittografiche e certificati digitali per garantire integrità, autenticità e non ripudio di un documento informatico. In Italia è espressamente definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come una firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro.
Nel quadro europeo, il Regolamento eIDAS disciplina le firme elettroniche e stabilisce che le firme elettroniche qualificate hanno lo stesso valore giuridico della firma autografa, rendendo così la firma digitale pienamente valida in tutta l’Unione Europea. Questo impianto normativo fa sì che la firma digitale sia oggi uno strumento fondamentale nelle certificazioni legali, nelle transazioni commerciali e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, sostituendo in molti casi la carta.
Accanto alla firma digitale, il diritto europeo e italiano riconoscono la firma elettronica “semplice” e la firma elettronica avanzata, con livelli crescenti di garanzie tecniche e probatorie. Per l’utente finale, il vantaggio concreto è poter scegliere la soluzione più proporzionata al rischio del documento: dalla spunta su un modulo online fino alla sottoscrizione di contratti ad alto valore con piena efficacia legale.
Differenza tra firma digitale e firma elettronica
Il termine “firma elettronica” indica in generale qualsiasi dato in forma elettronica allegato o connesso ad altri dati, utilizzato per firmare: può essere, ad esempio, anche un semplice flag di accettazione o il proprio nome inserito in un form web.
Il Regolamento eIDAS distingue tre livelli:
- firma elettronica semplice (FES)
- firma elettronica avanzata (FEA)
- firma elettronica qualificata (FEQ).
La firma elettronica semplice è la più facile da usare, ma offre tutele limitate: è legalmente valida, ma è più facile da contestare perché l’identità del firmatario non è sempre collegata in modo univoco al gesto di firma.
La firma elettronica avanzata, invece, richiede che la firma sia collegata univocamente al firmatario, che consenta di identificarlo e che il documento sia protetto contro modifiche successive, spesso grazie a crittografia e autenticazione a due fattori.
La firma elettronica qualificata è il livello più elevato: si basa su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari (QTSP/TSP) e su dispositivi qualificati o soluzioni remote certificate; è l’unica che, per eIDAS, è automaticamente equiparata a una firma autografa.
Nel contesto italiano, la “firma digitale” è tecnicamente una particolare implementazione di firma elettronica qualificata, con requisiti specifici indicati dal CAD, e viene utilizzata soprattutto per atti di alto valore.
In pratica, si preferisce:
- una firma elettronica semplice per contratti standard, modulistica aziendale, informative e consensi a basso rischio;
- una firma elettronica avanzata quando è richiesta una maggiore sicurezza, tracciabilità e certezza dell’identità (ad esempio in ambito HR, finanziario o sanitario);
- una firma elettronica qualificata/firma digitale per atti immobiliari, contratti di grande valore o documenti per cui la legge richiede la forma scritta con firma autografa.
Vantaggi della firma digitale
La diffusione della firma digitale ed elettronica è spinta da tre vantaggi principali: riduzione dei tempi, risparmio di costi e aumento della sicurezza.
Eliminando spedizioni, stampa, scansioni e archiviazione fisica, l’intero ciclo di firma viene compresso in pochi minuti e può avvenire interamente online, anche da smartphone o tablet.
Sul piano economico, la firma elettronica rende superflue le spese di spedizione, stampa e carta, mentre l’automatizzazione dei processi di convalida e archiviazione consente di risparmiare tempo operativo. Dal punto di vista della sicurezza, l’uso di certificati digitali, marcature temporali e autenticazione a due fattori riduce drasticamente il rischio di frodi e manipolazioni, trasformando ogni documento firmato in una prova solida in caso di contenzioso.
Validità legale della firma digitale
La validità legale della firma digitale in Europa discende dal Regolamento eIDAS, che ha introdotto standard comuni per le firme elettroniche e i servizi fiduciari in tutti gli Stati membri. In base a tale normativa, le firme elettroniche qualificate, e quindi la firma digitale, hanno lo stesso valore giuridico della firma autografa e non possono essere discriminate solo perché in forma elettronica.
Verificare una firma digitale significa accertare almeno tre elementi: l’integrità del documento, l’autenticità del certificato di firma e la validità temporale (certificato non scaduto o revocato). Dal punto di vista tecnico, i documenti PDF firmati vengono “sigillati” con un certificato digitale e spesso corredati di marcatura temporale, in modo che qualsiasi successiva modifica renda non più coerente la firma digitale rispetto al contenuto del file.
Le autorità di certificazione (Certification Authority, CA) emettono i certificati usati per firmare; questi certificati possono scadere o essere revocati, e i sistemi di verifica controllano tali informazioni per confermare la validità della firma anche a distanza di tempo. Nei software di lettura dei PDF è generalmente possibile visualizzare i dettagli della firma, il nome del firmatario, la CA che ha emesso il certificato e l’eventuale marcatura temporale, offrendo un controllo immediato all’utente.
Come ottenere e verificare una firma digitale
Ottenere una firma digitale o una soluzione di firma elettronica conforme richiede di rivolgersi a fornitori accreditati e a piattaforme che rispettino gli standard eIDAS. Nel caso delle firme elettroniche qualificate, è necessario passare attraverso un prestatore di servizi fiduciari qualificato (QTSP/TSP) che rilascia il certificato dopo aver identificato il titolare con procedure rigorose, spesso tramite riconoscimento a distanza o di persona.
Il software di firma digitale Sign è un esempio di come le imprese possano implementare flussi di firma rapidi, sicuri e conformi, riducendo i tempi medi di chiusura dei contratti e migliorando l’esperienza dei propri clienti. In questo scenario, i vantaggi già richiamati – velocità, risparmio di costi, sicurezza, tracciabilità – rendono la firma digitale e le firme elettroniche uno strumento ormai imprescindibile per chi vuole gestire i documenti in modo moderno e competitivo.
In un caso come questo il vantaggio è doppio, sia verso l’azienda che verso il cliente. Infatti, da un lato Sign è pensato per essere integrato via API quindi si presta ad essere collegato a diversi sistemi di autenticazione e di gestione identità, creando flussi di firma coerenti con le strategie di trasformazione digitale di aziende e PA; dall’altro invece i clienti firmatari possono firmare digitalmente i contratti da qualunque dispositivo connesso, senza installare software o hardware dedicato. Le aziende che utilizzano Sign riducono di circa 7 giorni il tempo medio di conclusione dei contratti, con un impatto diretto sulla velocità del business e sul fatturato.
Per fornire al lettore un’idea di un tipico processo di ottenimento e uso della firma tramite una soluzione cloud potremmo riassumerlo così:
- Registrazione online presso la piattaforma fornitrice del servizio (creazione account aziendale o personale)
- Eventuale verifica dell’identità e configurazione delle credenziali sicure (password forte, 2FA)
- Caricamento del documento PDF o utilizzo di un modello predefinito
- Definizione dei destinatari e dell’ordine di firma, con eventuali campi da compilare
- Invio delle richieste di firma via e‑mail o SMS con link univoco
- Firma da parte dei destinatari, autenticati tramite i meccanismi previsti (ad esempio OTP)
- Generazione del documento firmato, corredato di certificato, marcatura temporale e audit trail
- Archiviazione sicura del documento per il periodo necessario, con eventuale integrazione nei sistemi aziendali.
Per verificare una firma digitale, l’utente può aprire il PDF con un lettore che supporti le firme digitali e controllare lo stato dell’icona di validità, i dettagli del certificato e la marcatura temporale. Alcune piattaforme di firma, tra cui Sign, offrono inoltre tracciamento in tempo reale dello stato del documento (inviato, visionato, firmato) e mettono a disposizione un audit trail dettagliato con tutte le operazioni effettuate.
Costi associati alla firma digitale
I costi legati alla firma digitale dipendono dal tipo di soluzione scelta: infrastruttura tradizionale con dispositivi fisici e certificati personali, oppure piattaforme cloud. Nel primo caso, l’utente sostiene normalmente un costo iniziale per il kit di firma (smart card o token e lettore) e un canone periodico per il certificato, oltre agli eventuali costi di rinnovo.
Nel secondo caso, servizi di firma elettronica adottano modelli tariffari flessibili, spesso “a consumo”: Sign, ad esempio, propone un prezzo fisso per documento effettivamente firmato, senza canone mensile obbligatorio e senza costi per i semplici invii andati a vuoto. L’azienda può usare la piattaforma con un numero illimitato di utenti interni e pagare solo quando un documento viene completato, beneficiando di template, promemoria automatici, editor drag‑and‑drop e branding personalizzabile.
Oltre alle funzionalità base, sono disponibili servizi aggiuntivi come accesso API, protezione tramite autenticazione a due fattori (OTP), integrazione con i pagamenti, supporto h24 e SLA avanzati, spesso offerti come componenti premium. Esistono anche soluzioni gratuite sul mercato, ma per documenti fiscalmente e legalmente rilevanti è raccomandabile affidarsi a provider strutturati e conformi a eIDAS, per evitare rischi probatori.
Integrazione con SPID e altri servizi
L’identità digitale SPID, oggi ampiamente utilizzata nei rapporti con la Pubblica Amministrazione italiana, è complementare alla firma elettronica e digitale. SPID consente di identificare in modo certo l’utente, mentre la firma elettronica si occupa di vincolare quella identità a un determinato documento, creando una traccia giuridicamente rilevante.
Nel mercato delle soluzioni di firma, si stanno diffondendo architetture che combinano sistemi di autenticazione forte (come SPID o altri sistemi di eID previsti da eIDAS) con piattaforme di e‑signing, così da ottenere processi fluidi e coerenti per l’utente
Utilizzo della firma digitale con SPID
L’utilizzo combinato di SPID e firma digitale permette, ad esempio, di identificare l’utente tramite SPID in fase di accesso al portale e successivamente farlo firmare con una firma elettronica avanzata o qualificata erogata da un servizio conforme a eIDAS. In questo modello, SPID fornisce il livello di certezza sull’identità richiesto, mentre la piattaforma di firma genera il certificato e sigilla il documento, con audit trail completo delle operazioni.
Per l’utente finale, i benefici sono evidenti: un’unica coppia di credenziali SPID può servire per accedere a molti servizi pubblici e privati, e il processo di firma diventa più immediato e ripetibile, riducendo il numero di password e strumenti da gestire. Dal lato delle organizzazioni, l’integrazione con sistemi di identità riconosciuti semplifica la conformità normativa e rafforza la sicurezza degli onboarding digitali e delle operazioni sensibili.
Altri servizi che supportano la firma digitale
Oltre a SPID, la firma digitale e le firme elettroniche avanzate si integrano sempre più con sistemi di archiviazione documentale, CRM, ERP e piattaforme di pagamento. La possibilità offerta da Sign di connettersi direttamente alla piattaforma di pagamento dell’azienda è un esempio di come la firma possa essere inserita nello stesso flusso del checkout o della sottoscrizione contrattuale.
Le partnership tra provider di servizi digitali e piattaforme di firma consentono di creare ecosistemi in cui l’utente può ricevere un contratto, firmarlo digitalmente e contestualmente effettuare un pagamento, con tracciamento centralizzato di ogni passaggio. Per gli utenti finali questo si traduce in meno attriti, percorsi digitali più coerenti e un’esperienza omogenea tra canali diversi (web, mobile, contact center), mentre per le aziende significa consolidare la trasformazione digitale senza moltiplicare i fornitori.
Utilizzo della firma digitale oggi
Oggi la firma digitale e le firme elettroniche sono utilizzate in un’ampia gamma di contesti: dai contratti di lavoro alle pratiche bancarie, dalla sanità ai servizi assicurativi, fino alle procedure della Pubblica Amministrazione. La crescente digitalizzazione di enti e istituzioni, insieme all’armonizzazione normativa introdotta da eIDAS, sta favorendo l’adozione su larga scala di soluzioni di firma elettronica in tutta l’Unione Europea.
Aggiornato il 23 febbraio 2026 alle ore 08:51
